Ordentlich in den Tag: Arbeiten am organisierten Arbeitsplatz

Steigerung der Produktivität durch Ordnungssysteme im Büro

Büroeinrichtung - Stauraumelement Schrank kontoro
mauser einrichtungssysteme GmbH & Co. KG

Die fokussierte Arbeit steht in einem Büro im Mittelpunkt. Schreibtischarbeitsplätze und eine leise Arbeitsatmosphäre schaffen dafür in der Regel die idealen Vorraussetzungen. Doch Ablenkung findet im Arbeitsalltag durch die unterschiedlichsten Dinge statt. Laute Geräusche und Gespräche, das Smartphone oder undurchdringbares Papierchaos. Selbstverständlich ist es unmöglich im Voraus zu sagen, wann und wie man über den Tag abgelenkt wird. Daher ist es besonders wichtig die störenden Faktoren zu mindern, auf die Sie selbst Einfluss haben. Dazu zählt unteranderem ein unordentlicher Arbeitsplatz. Denn ein mit Zetteln, Akten und Schriftstücken überladenen Schreibtisch ist zweifellos ein Punkt an dem Sie ansetzen können.

Wir geben Ihnen Tipps wie Sie Aktenstapel und Zettelwirtschaft im Büro vermeiden und wie Sie Ihre Arbeitsräume so ausstatten, dass Unordnung bei Ihnen keinen Platz hat und produktive Arbeit einwandfrei möglich ist.

Innovative Arbeitskonzepte für mehr Ordnung im Büro

Unordnung lenkt ab - Wichtige Dokumente müssen gesucht werden, Arbeitsutensilien liegen im Weg oder der Schreibtisch ist überladen mit allem möglichen. Ein Arbeitsplatz der so aussieht lenkt unterbewusst ab. Der Fokus auf das Wesentliche - die Arbeit - geht verloren.

MitarbeiterInnen, die an einem vollgeladenen Schreibtisch arbeiten sind unproduktiver als an einem sauberen Arbeitsplatz. Sie sollten darauf achten, dass eine optimale Grundlage für die Arbeit besteht. Doch wie verhindern Sie, dass sich auf Arbeitsplätzen Papierstapel, Stifte, Ladekabel, Kaffeetassen, Locher, Snacks, leere Flaschen, Visitenkarten, Post-its, Ordner, gebrauchte Teller, Dosen und vieles mehr ansammeln.

Eine hilfreiche Methode ist die flexible Nutzung Ihrer Arbeitsplätze, sogenannte Hot Desks. Die beschriebene Situation des vollgeladenen Schreibtisches ist ein Dauerzustand, der sich über Wochen, Monate oder Jahre einschleicht. Exakt an diesem Punkt helfen Ihnen Hot Desks. Das Bürokonzept schreibt vor, dass niemand einen festen Sitzplatz mehr hat, dieser ändert sich täglich. Beim Verlassen zum Feierabend müssen Hot Desks so verlassen werden, wie sie angetroffen wurden - als leeren Arbeitsplatz. Alle genutzten Arbeitsutensilien werden in dafür vorgesehene Schränke und Ablagen gebracht. Am nächsten Morgen starten MitarbeiterInnen an einem aufgeräumten und sauberen Arbeitsplatz. Diese Art der Büronutzung hat unabhängig von ordentlichen Arbeitsplätzen noch den weiteren Vorteil, dass sich die Belegschaft viel diverser kennenlernt. Als täglich neben den gleichen MitarbeiterInnen zu arbeiten, sitzen immer wieder andere Kolleginnen zusammen.

Falls Sie das Hot Desk System nicht nutzen können oder wollen, besteht immer noch die Möglichkeit Regeln zum Verlassen des Arbeitsplatzes aufzustellen. Sie sorgen dennoch dafür, dass nach Arbeitsschluss alle Arbeitsutensilien in den vorgesehenen Ablagen verräumt sind. Unteranderem stellen Sie dadurch auch sicher, dass  Arbeitsutensilien immer an ihrem Platz zu finden sind und keine große Ablenkung beim Zusammensuchen darstellen.

Kein Papier, kein Problem - papierloses Arbeiten

Eine weitere Möglichkeit, um Unordnung am Arbeitsplatz zu vermeiden, ist die Umstellung aus papierloses Arbeiten. Arbeitsdokumente und Notizen zu Kundenkontakten werden direkt digital erfasst. Situationen, in denen Zettel mit wichtigen Telefonnummern in der Unordnung am Schreibtisch verloren gehen, vermeiden Sie, genauso wie störende Aktenstapel und Zettelbatterien an Bildschirmen. Sie halten damit nicht nur Ihre Arbeitsplätze im Büro sauber, sondern schließen damit auch den Verlust von wichtigen Informationen aus.

Activity Based Working Büro

Stauraum, Stauraum & noch mehr Stauraum

Damit Sie Unordnung in Ihrem Büro vermeiden, benötigen Sie unbedingt genügend Stauraum. Ihre Arbeitsräume müssen nicht klinisch sauber sein, aber Sie sollten zumindest darauf achten, dass alles an seinem Platz steht. Etablieren Sie Spinde in Ihren Arbeitsräumen. Private Dinge, die am Arbeitsplatz nur stören, werden so ideal verräumt. Das Gleiche gilt für Akten, Ordner, technische Geräte und vieles Mehr. Nutzen Sie Stauraum, um Arbeitsplätze frei zu halten und so eine konzentrationsfördernde Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Wo und wie sie Stauraum schaffen ist abhängig von Ihren Arbeitsräumen. Ideal hat jeder Arbeitsplatz seinen eigenen Stauraum in Form eines Rollcontainers oder am Schreibtisch integrierte Schubladen. In Situationen, wie sie in Anwaltskanzleien üblich sind, in denen für Fall- und Klientenakten ganze Räume einnehmen, reichen einfache Ordnungssysteme nicht aus und es müssen individuelle Lösungen umgesetzt werden. Für Stauraumlösungen und Ordnungssysteme sind unsere BüroexpertInnen die idealen AnsprechpartnerInnen. Kontaktieren Sie uns gerne und lassen sich zu Ihren idealen Raumlösungen unverbindlich beraten.

Unsere begeisternde Stauraum Büroeinrichtung

Tipps von Ueberschär für ArbeitgerberInnen:

  • Führen Sie Arbeitskonzepte und Regeln ein, die MitarbeiterInnen dazu bewegen ihren Arbeitsplatz sauber zu halten. Ein ordentlicher Arbeitsplatz ist der erste Schritt zu einem konzentrationsfördernden Arbeitsumfeld.
  • Stellen Sie an jedem Arbeitsplatz Stauraum zur Verfügung. Sie verhindern damit, dass auf Schreibtischen Arbeitsutensilien und private Gegenstände ansammeln.

Tipps von Ueberschär für ArbeitnehmerInnen:

  • Verstauen Sie Arbeitsutensilien und private Dinge in vorgesehen Ordnungssysteme. Sie vermeiden so Ablenkungen an Ihrem Arbeitsplatz und halten sich produktiv.
  • Fehlt in Ihrem Büro Stauraum, machen Sie Ihren Vorgesetzten darauf aufmerksam. Die Ansammlung von Akten oder Ähnlichem auf Ihrem Tisch stört Ihre Konzentration.
 

Axel Ueberschär
Arbeitsplatzbegeisterer und Büroexperte

Ich berate Sie gerne zum Thema Stauraum- und Ordnungssysteme als Experten für Büros und New Work entwickeln wir bei Ueberschär Ihr Büro zu einem begeisternden Arbeitsplatz.

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