Hybride Meetings: Weltweit erfolgreich besprechen

Millionen von Mitarbeiter*innen arbeiten mittlerweile regelmäßig in hybrider Form. Sei es aus dem Home Office oder in internationalen Teams. Entfernungen spielen mittlerweile in der Büroarbeit eine untergeordnete Rolle. Aber...worin unterscheiden sich normale Meetings von hybriden Konzepten? In normalen Meetings finden sich alle Ihre Mitarbeiter*innen in Ihren Arbeitsräumen zusammen. Die Anwesenheit der Teilnehmer*innen bietet Ihnen die Grundlage Meetings einfach zu steuern und das anvisierte Ziel zu erreichen. Hybride Meetings definieren sich durch die dezentrale Zusammenarbeit mithilfe von digitalen Technologien. Ihre Teammitglieder nehmen teils vor Ort oder per Video Call teil. Ihre Herausforderung: Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Team-Kommunikation auch unter hybriden Voraussetzungen umfassend möglich ist und das Meeting-Ziel erreicht wird. Dazu bedarf es einerseits ausgeprägte Moderations-Techniken und Meeting-Regeln sowie eine geeignete räumliche Atmosphäre aller Beteiligten zur Durchführung der Meetings. Ihre Vorteile durch hybride Meetings: Häufig ist die Organisation von digitalen Zusammenkünften einfacher, da die Komponente der rechtzeitigen Anfahrt oder Anreise für Sie wegfällt. Ihre Mitarbeiter*innen können flexibler planen. Außerdem sparen Sie Geld, aufgrund wegfallender Reise - oder Verpflegungskosten.

Wenn Sie hybride Meetings abhalten gilt eine goldene Regel - Alle Teilnehmer*innen sollen die gleichen Chancen haben, aktiv am Meeting teilzunehmen, unabhängig von Standort. Warum? Die Meinung derer, die nicht vor Ort sein können, ist dennoch relevant. Anwesend oder remote sollte in Ihren Meetings keine Rolle spielen. Sie benötigen Meeting-Räume, die Ihnen die ideale Grundlage für die Durchführung von hybriden Meetings bietet und eine gleichberechtigte Atmosphäre schaffen. Grundanforderungen sind dafür qualitative Audio- & Display-Systeme zur Integration aller. Achten Sie darauf, dass jeder Sitzplatz im Kamera-Feld sichtbar ist. So ist für alle Teilnehmer*innen erkenntlich, wer spricht. Dafür benötigen Sie selbstverständlich eine Raumorganisation, welche dies zulässt. Sie haben unterschiedliche Optionen an Raumkonzepten diese Anforderungen in die Tat umzusetzen:

Damit in hybriden Meetings auch alle im Bilde sind, ist es wichtig, dass Sie Ihre Meetings gut planen, durchführen und nachbereiten. Besonders bei Workshops über das Internet mit Teams vor Ort und remote ist ein stringenter Ablauf und die Bereitstellung von Materialien ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Daher sollten alle Teilnehmer*innen von Ihnen vorab nötige Dokumente und Informationen erhalten, um so die Zeit für umfassende Updates während des Meetings zu vermeiden. Damit Sie zu Beginn nicht wertvolle Minuten verschwenden, um auf alle Teilnehmer*innen zu warten, ist grundsätzlich bei Hybriden Meetings der Einsatz einer Erinnerung hilfreich. Der Aufwand dafür ist klein und der Effekt groß. Halten Sie Fortschritte schriftlich fest und verteilen diese. So schaffen Sie Klarheit für alle. Nicht selten kommen auch technische Updates in die Quere. Stellen Sie sicher - das Ihre gesamte Kommunikationssoftware auf dem neusten Stand ist.

Sie bieten mit hybriden Meetings eine flexible Lösung für reibungslose Zusammenarbeit. Dies erfordert jedoch eine durchdachte Planung und klare Regeln. Neben einer technischen Zuverlässigkeit ist es für Sie entscheidend, alle Teilnehmer gleichberechtigt einzubinden. Erst mit einer umfangreichen Vorbereitung sowie Nachbereitung schöpfen Sie das Potenzial Ihrer hybriden Meetings voll aus. Sie sollten auf keinen Falls auf das Angebot verzichten, hybride Meetings anzubieten. In der heutigen Zeit ist das für junge Talente ein Ausschlusskriterium für Ihr Unternehmen. Deshalb nutzen Sie Ihre Arbeitsräume zur Gestaltung erfolgreicher Meetings. Rein digital, hybrid oder mit voller Anwesenheit.