Hotelling im Büro: Flexibilität trifft auf Effizienz

Die ideale Auslastung Ihrer Arbeitsräume

In der sich ständig ändernden Arbeitswelt ist es für GeschäftsführerInnen und Office ManagerInnen entscheidend, immer einen Schritt voraus zu sein, um beispielsweise neuen Talenten einen attraktiven Arbeitsplatz zu bieten. Ein neuer Trend, der in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen hat, ist das sogenannte Hotelling. Eine neue Arbeitsweise, die mit hoher Flexibilität den Büroalltag verändert. Erfahren Sie im folgenden Beitrag was Hotelling ist und wie Sie davon profitieren.

Was ist Hotelling?

Hotelling ist ein Büroorganisationskonzept, bei dem Arbeitsplätze nicht fest an einzelne MitarbeiterInnen gebunden sind, sondern flexibel von allen MitarbeiterInnen genutzt werden. Anstatt der einmaligen Zuordnung eines eigenen Schreibtischs buchen MitarbeiterInnen ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf und gewünschter Position, ähnlich wie bei einem Hotelzimmer. Daher der Begriff "Hotelling".

Die Vorteile von Hotelling

Die Arbeitswelt schafft neue Standards im Arbeitsalltag von vielen Unternehmen. MitarbeiterInnen fragen ein immer höheres Maß an Flexibilität nach. Auch alternative Arbeitsorte wie das Home Office oder das Mobil Office sind keine Zukunftsmusik mehr, sondern sind fester Bestandteil der Arbeitswelt. Dieser Wandel betrifft auch ArbeitgeberInnen. Die Anzahl der MitarbeiterInnen, die täglich ins Büro pendeln verringert sich durch digitale Kommunikation und Remote Work.

Auf dieser Grundlage hat sich das Hotelling gebildet. Den diese flexible Nutzung und Buchung von Arbeitsplätzen hat viele Vorteile. Zum einen können Sie Platz und Kosten sparen, da nicht Ihre gesamte Belegschaft einen festen Schreibtisch benötigt. Stattdessen können Sie genau so viele Arbeitsplätze bereitstellen, wie Sie tatsächlich benötigen.

Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität, die Hotelling bietet. MitarbeiterInnen können nach Bedarf und je nach Art ihrer Arbeit den für sie am besten geeigneten Arbeitsplatz wählen. Das fördert die Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Belegschaft.

Des Weiteren steigert die Rotation der Arbeitsplätze die Kreativität von MitarbeiterInnen. Regelmäßig entstehen neue Eindrücke, durch die abwechslungsreiche Arbeitsumgebung. Damit verhindern Sie, dass MitarbeiterInnen in einen Trott geraten, der dasSammeln von neuen Eindrücken erschwert.

Wie wird Hotelling im Büro umgesetzt?

Das Hotelling basiert auf einem digitalen System, das wie ein Tischbuchungssystem in einem Restaurant funktioniert. Ihre MitarbeiterInnen buchen sich über eine Benutzeroberfläche einen Platz ihrer Wahl und reservieren diesen für einen bestimmten Zeitraum. Sind alle Arbeitsplätze ausgebucht, wissen Ihre MitarbeiterInnen, dass sie für diesen Tag von daheim aus arbeiten müssen, da im Büro kein Platz mehr frei sein wird. Um MitarbeiterInnen nicht zu zwingen im Home Office bleiben zu müssen, besteht die Möglichkeit eine gewisse Menge weitere Arbeitsplätze bereitzustellen, die nicht Teil der Hotelling-Buchungen sind und frei genutzt werden dürfen. Es empfiehlt sich besondern in der Einführungszeit eines Hotelling-Systems diese Methode zu wählen.

Unsere begeisternde Büroeinrichtung für Hotelling im Büro

Hotelling verlangt neue Office Regeln

Führen Sie Hotelling in Ihren Arbeitsräumen ein, muss Ihnen klar sein, dass Sie mit diesem neuen Arbeitskonzept auch Regeln für den reibungslosen Betrieb und die Zusammenarbeit einführen sollten. Welche Regeln die wichtigsten für das Hotelling in Ihrem Büro sind, lesen Sie im folgenden Absatz:

 

First-Come-First Serve
Ganz nach dem Motto "Wer zuerst kommt, malt zuerst." sollte allen MitarbeiterInnen bewusst sein, dass wenn ein Platz gebucht ist, dieser nicht von anderen MitarbeiterInnen benutzt werden sollte.

Sauberkeit ist das A&O
Durch die häufige Rotation der MitarbeiterInnen an unterschiedlichen Arbeitsplätzen ist es äußerst wichtig, dass nach Ende einer Buchungszeit der Arbeitsplatz wieder sauber verlassen wird und keine Tassen oder ähnliches zurückbleiben.

Maximale Buchungszeiten
Der Sinn hinter Hotelling ist, dass sich MitarbeiterInnen immer wieder an einem anderen Arbeitsplatz befinden. Daher sollte im Buchungssystem eine maximale Buchungszeit festgelegt werden, sodass sich MitarbeiterInnen nicht ganzjährig einen Platz reservieren. Das beugt unteranderem auch Ungerechtigkeit vor.

Klar definierte Zonen
Auch beim Hotelling ist es wichtig Zonen einzuhalten. Manche MitarbeiterInnen benötigen Ruhe und andere Kommunikationzonen. Daher ist es wichtig, dass die Zonenaufteilung strikt eingehalten wird.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Hotelling weit mehr als ein kurzlebiger Bürotrend ist. Es ist eine Antwort auf die sich wandelnden Bedürfnisse der heutigen Arbeitswelt und spiegelt den Wunsch nach Flexibilität, Effizienz und einem dynamischen Arbeitsumfeld wider. Während die Implementierung klare Regeln und Strukturen erfordert, setzen Sie diesen Ansatz erfolgreich um, und profitieren von signifikanten Kosteneinsparungen und einer zufriedeneren Belegschaft. Wie bei jeder Veränderung sollten Sie jedoch die individuellen Bedürfnisse Ihrer MitarbeiterInnen berücksichtigen und sicherstellen, dass das Konzept zu Ihrer Unternehmenskultur passt. In einer Welt, in der Anpassungsfähigkeit entscheidend ist, könnte Hotelling genau das Modell sein, das Ihr Unternehmen in die Zukunft führt.

Tipps von Ueberschär für ArbeitgerberInnen:

  • Stellen Sie Regeln für Ihren Hotellingbetrieb auf, so verhindern Sie Reibungen zwischen Ihren MitarbeiterInnen und sichern einen gepflegten Arbeitsablauf in Ihren Arbeitsräumen.
  • Holen Sie sich Feedback von Ihren MitarbeiterInnen ein. Jedes Büro in jedem Unternehmen hat eigene Abläufe. Somit stellen Sie sicher, dass Ihr Bürokonzept auch zu den Strukturen Ihrer Belegschaft passt.

Tipps von Ueberschär für ArbeitnehmerInnen:

  • Buchen Sie sich rechtzeitig einen Arbeitsplatz und verlassen Sie sich nicht darauf, dass Sie schon einen freien Platz am Morgen finden werden. So starten Sie konzentriert und strukturiert in Ihren Arbeitstag hinein.
  • Nehmen Sie Rücksicht auf Ihre KollegInnen und halten Sie die Hotelling-Regel Ihrer ArbeitgeberInnen ein.
 
Axel Ueberschär, Geschäftsführer Ueberschär, Ihr Büro

Axel Ueberschär
Arbeitsplatzbegeisterer und Büroexperte

Ich berate Sie gerne zur Hotelling im Büro. Als Experten für Büroeinrichtung und New Work entwickeln wir bei Ueberschär Ihre Arbeitsräume zu begeisternden Arbeitsplätzen.

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