Erfolgreicher Besprechen - Wie Ihr Raum Sie unterstützen kann

So planen Sie Ihren Konferenzraum richtig!

Fragestellungen klären, Ziele festlegen, gemeinsam Ideen entwickeln - Meetings zum direkten Austausch sind für Unternehmen ein essentieller Teil des täglichen Geschehens. Nicht selten ist die Qualität der hier stattfindenden Kommunikation entscheidend für den Verlauf zukünftiger Entwicklungen.

Aufgrund dieser nicht zu unterschätzenden Signifikanz sollten Unternehmen auf die Gestaltung Ihrer Meeting- und Konferenzräume ein besonderes Augenmerk legen. Worauf es dabei ankommt, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Warum ist die Einrichtung so wichtig für erfolgreiche Meetings?

Die richtige Einrichtung kann Meetings angenehmer und produktiver machen - ist sie jedoch nicht gut durchdacht, kann sie die Kommunikation auch erschweren. Zusätzlich ist der Raum und dessen Ausstattung ein effektives Mittel, um die für das Meeting gewünschte Atmosphäre entstehen zu lassen.

Äußerliche Einflüsse können für Redner und Zuhörer gleichermaßen einen Unterschied machen. Schlechte Lichtverhältnisse bspw. hemmen die Konzentration und erschweren es, Präsentationen länger zu folgen. Eine schlechte Raumakustik kann ablenken und fehlende Ablageflächen oder technische Probleme einen unorganisierten Eindruck entstehen lassen.

Um solche Szenarien zu vermeiden und wiederum die positiven Wechselwirkungen zwischen Mensch und Umgebung zu nutzen, ist eine durchdachte Planung gefragt. Generell ist in der Planung zuerst die Funktion und dann das Design zu betrachten. Sind funktionale, praktische und ergonomische Aspekte geklärt, können Sie mit der Farbwahl, optischen Elementen oder Zimmerpflanzen zusätzlich passende Akzente setzen.

Welche Einrichtung eignet sich für mein Konferenzzimmer?

Für kürzere Absprachen können herkömmliche Konferenzstühle völlig ausreichen, stehen allerdings auch längere Meetings auf dem Plan, sollten Büromöbel mit besonderem Fokus auf Ergonomie und Komfort zum Einsatz kommen. Diese beugen Rückenbeschwerden vor und sorgen so dafür, dass der Austausch nicht zum Gesundheitsrisiko wird. Sie wollen lieber auf den Punkt kommen und Ihre Meetings kürzer halten? Dann gibt es einen einfachen Trick: Meetings im Stehen nehmen laut einer Studie der Universität von Missouri 34% weniger Zeit in Anspruch - und sind dabei sogar überdurchschnittlich produktiv! Um dies umzusetzen eignen sich bspw. höhenverstellbare Konferenztische.

Die Ziele des Raumes festlegen

Wie Ihr Konferenzzimmer gestaltet sein sollte und welche Ausstattung sich für Ihren Konferenzraum eignet, hängt in erster Linie davon ab, wofür Sie den Raum letztendlich gebrauchen möchten. Stellen Sie sich bei der Planung Ihres Meeting-Raumes einige Fragen, um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, welche Ziele Sie mit der Gestaltung verfolgen wollen. 

  • Wie viele Personen sollen sich hier zum Austausch treffen können?
  • Gibt es Personen, die sich digital von außerhalb zu den Meetings schalten können sollten?
  • Soll in dem Raum häufig Kundenkontakt stattfinden?
  • Für welche Zwecke nutzen Sie den Raum, wenn keine Meetings stattfinden?
  • Sollen in dem Raum Schulungen stattfinden?
  • Von welcher Natur sind Ihre Meetings üblicherweise oder sogar: Wie sollten sie zukünftig sein?

Je nach dem, wie Sie die oberen Fragen beantwortet haben und wie die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen aussieht, können sich ganz unterschiedliche Gestaltungslösungen für Ihren Konferenzraum eignen.

Neben der visuellen Gestaltung des Raumes und der zugehörigen Büromöbel spielen auch technische Aspekte, sowie Themen wie Raumakustik und Licht eine wichtige Rolle.

Axel Ueberschär mit ergonomischem Bürostuhl
Axel Ueberschär Geschäftsführer von Ueberschär, Ihr Büro

Axel Ueberschär
Arbeitsplatzbegeisterer und Büroexperte

Sie planen einen Meeting- oder Konferenzraum und wollen dabei funktionale, visuelle sowie arbeitsschutzrechtliche Aspekte nicht außer Acht lassen? Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung und Umsetzung Ihres individuellen Konferenzraumes.

Tipps von Ueberschär:

  • Behalten Sie Ihre Ziele im Blick: Für Kundengespräche kann sich bspw. eine andere Einrichtung eignen als für kreative Brainstormings.
  • Raumakustik nicht außer Acht lassen: Besonders bei offenen Raumkonzepten ist es wichtig, Lösungen für mögliche akustische Störquellen zu finden.
  • Verwenden Sie natürliches Licht oder Tageslichtleuchten, um die Konzentration zu fördern. Achten Sie aber auch darauf, dass Sie Ihren Konferenzraum bei Bedarf für Bildschirme oder Beamer ausreichend abdunkeln können.
  • Nutzen Sie z.B. einen Catering Schrank, um Kunden und Mitarbeitern etwas zum Essen oder Trinken anzubieten.
  • Um nicht alles auf dem Konferenztisch ablegen zu müssen, eignen sich Produkte für zusätzlichen Stauraum. Für Redner kann bei Präsentationen ein Stehpult o.ä. nützlich sein.
  • Sorgen Sie dafür, dass der Raum über das nötige technische Equipment und die geeigneten Anschlüsse für Ihren Anwendungsfall verfügt.

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