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Im Dschungel der Arbeitsräume: Die Suche nach Ihrem optimalen Büro.
Die Suche nach dem optimalen Büro kann ein langes und schwieriges Unterfangen sein. Besonders dann, wenn Zeit eine Rolle spielt. Bevor Sie aber voreilig in neue Büroräumlichkeiten ziehen, sollten Sie einige Fragen beantworten und Anforderungen stellen, die Ihre neuen Arbeitsräumen erfüllen müssen.
Wir geben Ihnen in diesem Beitrag eine Hilfestellung zur Suche nach dem optimalen Büro und beantworten die Frage, wie sich Ihr Arbeitskonzept auf Ihre Büro-Suche auswirkt.
Wo stehen Sie gerade?
Zu Beginn Ihrer Suche sollten Sie sich im Klaren darüber sein, in welcher Phase sich Ihr Unternehmen befindet und wie sich Ihr Unternehmen in der kommenden Zeit entwickelt. Steht Wachstum an oder verkleinern Sie sich in Zukunft sogar? Wird sich etwas an Ihrem Arbeitskonzept oder Ihren Arbeitsprozessen verändern? Haben Sie schon klare Vorstellungen, wie Ihre Räumlichkeiten aussehen sollen?
All das sind Beispiele für Fragen, deren Antworten Anhaltspunkte dafür geben, welche Anforderungen Ihr Büro erfüllen muss. Möchten Sie beispielsweise in den nächsten Jahren wachsen, sollten Sie sich ein Büro suchen, das von Grund auf genügend Platz für weitere MitarbeiterInnen bietet oder in der Nähe Optionen zur Vergrößerung zur Verfügung stehen.
Zeit für Verbesserung!
Der Umzug in ein neues Büro ist für Unternehmen immer auch ein kleiner Neuanfang, der Chancen zur Verbesserung bietet. Eine Möglichkeit durch einen Umzug die Büroarbeit in Ihrem Unternehmen zu optimieren, ist die Arbeit in Ihren alten Büroräumen zu analysieren und zu bewerten. So kann Ihr neues Raumkonzept ideal auf Ihre Arbeitsweise im Büro angepasst und mit einer unterstützenden Büroausstattung eingerichtet werden. Kennen Sie alle Ihre Prozesse und Vorgänge, die im neuen Büro stattfinden werden, haben Sie einen weiteren Anhaltspunkt, was Ihre neuen Büroräume bieten sollten.
Na, wie ist die Lage?
Ein Büro hat viele Funktionen zu erfüllen. In erster Linie sollte es einen angenehmen und effizienten Arbeitsplatz für Ihre MitarbeiterInnen bieten, wobei der Anfahrtsweg dafür nicht unerheblich ist. Daher ist die Lage ein wichtiger Punkt auf Ihrer Liste zur Suche nach dem optimalen Büro. Klar ist, dass die Lage immer ein Balanceakt mit den Mietkosten ist. Eine zentraler Ort bedeutet einerseits eine leichte Anfahrt für MitarbeiterInnen und einen repräsentativen Aspekt für KundInnen. Andererseits meist höhere Kosten. Sie sollten für Ihr Büro daher einen Ort wählen, der für Ihre MitarbeiterInnen gut zu erreichen ist, Sie dafür aber nicht zu tief in die Tasche greifen müssen. Fassen Sie bei Ihrer Suche nicht nur Bürogebäude ins Auge, auch Wohnhäuser, die gewerblich genutzt werden können, sind oftmals eine sehr gute Alternative.
Wie schon erwähnt, hat ein Büro immer auch einen repräsentativen Zweck. Ihre Arbeitsräume sollten deshalb einen gewissen Standard erfüllen, um nicht abschreckend zu wirken. Ihre Bürofläche ist dafür ein ausschlaggebender Punkt. Die optimale Größe Ihrer Büroräume hängt immer davon ab, was Sie in Ihren Räumlichkeiten verwirklichen möchten und welche Bürobereiche in Ihrem Arbeitskonzept vorgesehen sind. Sie sollten aber pro Arbeitsplatz mindestens 8-10m² einplanen.
Welche Vorschriften Sie noch beachten sollten!
Zum Schutz der Gesundheit und der Gewährleistung der Sicherheit während der Arbeit, gibt die Gesetzgebung gewisse Richtlinien und Gesetze zur Einrichtung von Büros vor. Darin sind unteranderem die empfohlene Mindestgröße und die Höhe eines Arbeitsplatzes definiert, aber auch die Lichtverhältnisse und die Art der Ausstattung, die Sie in Ihrem Büro einsetzen sollten.
Nehmen Sie die aufgeführten Vorgaben auf jeden Fall in Ihre Bürosuche mit auf. Ihre Arbeitsräume sollen Ihren MitarbeiterInnen einen angenehmen Arbeitsplatz zum Wohlfühlen bieten. Das Mindestmaß erreichen Sie mit einhalten der Vorschriften zu Arbeitsstätten.
Finden Sie auf unserer Themenseite zur Arbeitsstättenverordnung genauere Informationen zu den Vorschriften im Büro.
Wie ist Ihr neues Büro ausgestattet?
Damit Sie sich nach dem Kauf oder der Miete Ihres neuen Büros nicht ärgern, sollten Sie im Vorfeld abklären, welche Ausstattung Ihre Arbeitsräume haben. Für sanitäre Anlagen gibt es gesetzliche Vorschriften, die eingehalten werden müssen. So ist die vorgeschriebene Anzahl der Toiletten und der Handwaschbecken abhängig von der Mitarbeiterzahl. Für Sie als Beispiel: Bei 26-50 MitarbeiterInnen müssen Sie pro Geschlecht jeweils drei Toiletten und ein Handwaschbecken zur Verfügung stellen.
Prüfen Sie auch, welche technische Ausstattung vorhanden ist. Ist Ihre digitale Kommunikation von jedem Arbeitsplatz einwandfrei möglich? Eine nachträgliche Installation kann schnell teuer und umständlich werden.
Zu guter Letzt, sollten Sie sich Gedanken über die Wintermonate machen. Energiekosten können ein großer Kostenpunkt in Ihrer Jahresabrechnung sein. Daher sollten Sie abklären, auf welchem Stand Ihr neues Büro ist. Sind die Fenster in Ihrem Büro gut gedämmt und haben Sie eine einwandfreie Heizanlage? Bei einem großen Büro können solche Faktoren Tausende von Euro Unterschied im Jahr machen.
Wie Sie nun erfahren haben, ist die Suche nach einem neuen Büro und die Planung der Einrichtung nicht einfach nebenher zu machen. Daher sollten Sie bei Ihrem Vorhaben jemanden an Ihrer Seite haben, der Sie mit Erfahrung aktiv unterstützt. Sie sollen Ihre kostbare Arbeitszeit nicht in Wochen an Planung investieren müssen. Ueberschär, Ihr Büro unterstützt Sie bei der Umsetzung Ihrer neuen Büroeinrichtung und schafft für Sie Arbeitsräume, die begeistern.
Tipps von Ueberschär für ArbeitgeberInnen:
- Machen Sie sich ein genaues Bild über die Arbeitsweise in Ihrem Büro. Ihre Arbeitsprozesse sind ausschlaggebend dafür, wie Ihr Büro eingerichtet sein sollte und welche Funktionen es erfüllen muss.
- Werden Sie sich im Klaren darüber, wie sich Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren entwickeln wird. Ist ein Umzug wirklich nötig oder ist eine Vergrößerung schon längst überfällig?
- Beachten Sie bei der Suche nach Ihrem Büro, dass Sie die europäischen Vorschriften für Arbeitsstätten einhalten, um Ihren MitarbeiterInnen einen gesunden und sicheren Arbeitsplatz bieten zu können.
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