Wiedervorlagen und Termine

Termin- und Wiedervorlagen sind das Zwischenlager für alle Vorgänge und Unterlagen, die Sie zu einem späteren Termin wieder benötigen. Doch wie organisiert man die Terminvorlagen am Besten?

Kennen Sie das? Da ruft der Kunde an und Sie wissen ganz genau, dass die Unterlage bei Ihnen am Arbeitsplatz ist, aber wo?

• bei den Terminen, wenn ja an welchem Termin,
• im Nachfass-Stapel,
• unter den Vorgängen für nächste Woche, oder
• doch beim Kollegen?

Die Sucherei beginnt und dauert und dauert, bis Sie dem Kunden sagen (müssen): "...geben Sie mir Ihre Nummer ich rufe Sie gleich zurück...."
Die Suche ist damit nicht beendet, Sie haben nur etwas Zeit gewonnen. Wenn Sie den Vorgang endlich gefunden haben, rufen Sie den Kunden an. Jetzt ist der Kunde aber gerade nicht erreichbar und so wird aus einer einfachen Rückfrage eine endlose Geschichte, die viel Energie kostet und Ihnen die Zeit raubt.

Eine Lösung: Der Pultordner?

Der Pultordner wird in vielen Büros für die Termin- und Wiedervorlagen eingesetzt, hier werden die Vorgänge und Unterlagen, nach Tagen 1 - 31 in Registern abgelegt. Die Termin- und Wiedervorlage funktioniert. Nur was ist, wenn die Unterlage vor dem Termin gebraucht wird? Dann beginnt die Sucherei und nicht selten muss der ganze Pultordner durchsucht werden, bis Sie den gesuchten Vorgang gefunden haben.

Das muss nicht sein! Die Termin- und Wiedervorlagen können Sie besser organisieren!

Mit dem Terminset von MAPPEI, haben Sie die Lösung für die Termin- und Wiedervorlage. Sie können Ihre Vorgänge nach Terminen ablegen und trotzdem nach Begriffen oder Themen wiederfinden, ganz einfach.

Alle Vorgänge werden mit farbigen Selbstklebereitern nach Gruppen oder Sachgebieten (Farbe) und mit Namen oder Begriffen alphabetisch nach dem Anfangsbuchstaben (Position des Selbstklebereiters) gekennzeichnet. So finden Sie jeden Vorgang schnell und treffsicher wieder.

So können Sie jeden Vorgang nach Termin abstellen und leicht wiederfinden, ohne den Termin wissen zu müssen. In dem Bild finden Sie zum Beispiel den Vorgang "Schubert", der auf den 20. terminiert ist, ganz einfach, weil der Vorgang auf der Reiterposition "Sch" beschriftet ist. Wenn Sie noch wissen, dass der Reiter grün für das Sachgebiet ist, dann geht das Finden nochmal schneller.

Zur besseren Übersicht empfehlen wir das Terminset so zu organisieren, dass der aktuellen Tag immer vorne steht. Jeden Morgen machen Sie den aktuellen Tag leer und stellen die leere Tagesmappe als letzte Mappe wieder hinten an. So kommen jeden Tag die benötigten Vorgänge ganz automatisch nach vorne. In dem Bild oben ist der aktuelle Tag gerade der 14. Juni.

Ganz vorne im Terminset stehen die Vorgänge die heute noch bearbeitet werden müssen, in diesem Beipiel sortiert nach Bearbeiten, Telefonieren und Besprechen.

Acryl Ordnungsbox für den Schreibtisch und Ihr Schreibtisch macht immer eine gute Figur.

Wir empfehlen die aktuellen Vorgänge in dieser schicken Acrybox auf den Tisch zu stellen, so sehen Sie was heute noch ansteht und haben alles sicher im Blick.

Wünschen Sie eine individuelle vor Ort Beratung, rufen Sie uns an und vereinbaren Sie einen Termin Tel.: 0711/8091-2000, oder füllen Sie den Gutschein für eine kostenfreie Organisationsberatung aus.